Khi làm việc với dữ liệu đặc biệt là các con số chúng ta sẽ gặp phải các dữ liệu bị trùng nhau trong cùng một bảng tính. Hàm đếm dữ liệu trùng nhau trong Excel ra đời để giúp cho chúng ta có thể lọc các giá trị lặp lại và không cho chúng xuất hiện hai lần trong cùng bảng. Tuy nhiên, cũng sẽ có những khó khăn nhất định khi áp dụng vào thực tế các dữ liệu đôi khi không dễ dàng để thực hiện hàm tính như vậy.

Bạn đang xem: Hàm đếm các giá trị giống nhau trong excel

Một danh sách hoặc một bảng tính chỉ vài người hay vài con số thì công việc đương nhiên sẽ rất đơn giản. Nhưng có những cơ sở dữ liệu rất “hóc búa” làm khó cho chúng ta ngay cả khi chúng ta dùng hàm tính. Bài viết này sẽ giúp các bạn tìm hiểu thêm về hàm đếm dữ liệu trùng nhau trong excel có tên là Countif. 


*

Thông tin về Countif- Hàm đếm dữ liệu trùng nhau trong excel

Countif là một trong các nhóm hàm dùng để thống kê trong excel. Đây là hàm để đếm các ô trong bảng tính với điều kiện chỉ định, hay dễ hiểu hơn là hàm này dùng để đếm số lần xuất hiện của một giá trị trong Excel. Ví dụ như đếm số lần mà tên thành phố xuất hiện trong danh sách các thành phố, số lần xuất hiện của tên trong danh bạ điện thoại,…

Hàm tính mang cấu trúc như sau: =COUNTIF(range;criteria)

Trong đó:

– Range: Phạm vi các ô chúng ta cần đếm.

– Criteria: các tiêu chí kiểm soát các ô nào sẽ được tính

Ví dụ:

=Countif(A2:A5,”Tùng”) –> Excel sẽ đếm số ô có chứa “Tùng” trong phạm vi các ô từ A2 đến A5 và hiển thị kết quả số lần ô đó xuất hiện.

=Countif(A2:A5,A2) + Countif(A2:A5, A3) thì khi đó Excel sẽ đếm giá trị trong ô A2 và giá trị trong ô A3 và cộng chúng lại với nhau để cho ra kết quả. Chúng ta dùng công thức cộng này chỉ khi hai giá trị này là độc lập và nằm trong cùng phạm vi. 


*

Khi sử dụng hàm đếm dữ liệu trùng nhau trong excel “=Countif” cần chú ý những gì?

– Hàm COUNTIF trong Excel chỉ đếm số lượng ô trong phạm vi mà tiêu chí cung cấp.

– Sự khác nhau giữa hàm Countif và Countifs ở chỗ hàm Countif có thể đếm các cặp ô trong cùng điều kiện phạm vi. Còn Countifs chỉ khi các ô dữ liệu đáp ứng được tất cả các điều kiện thì hàm mới được đếm.

– Hàm này chúng ta có thể sử dụng ở tất cả các phiên bản Microsoft office ở tất cả các năm.

Các bước cơ bản để có thể sử dụng được hàm Countif

Bước 1: Phân tích dữ liệu

– Dữ liệu phải là những dữ liệu giống trong cùng một phạm vi. Ví dụ các mặt hàng khác nhau được bán trong một ngày thì sẽ không thể áp dụng

– Các mặt hàng giống nhau nhưng bán khác ngày nhau thì cũng không thể áp dụng

Muốn sử dụng được hàm Countif, dữ liệu cần phần giống nhau trong cùng phạm vi. Khi đó nó mới có thể thống kê một bộ phận xuất hiện trong phạm vi đó bao nhiêu lần.

Bước 2: Áp dụng hàm Countif nếu có sự yêu cầu là đếm hoặc thống kê dữ liệu trùng nhau trong một phạm vi nhất định

Bước 3: Viết hàm.

=COUNTIF(range;criteria) = COUNTIF(Bạn muốn tìm ở đâu; Bạn muốn tìm giá trị nào)

Như vậy rất đơn giản thôi chúng ta có thể lọc được dữ liệu trùng trong Excel rồi. Hàm đếm dữ liệu trùng lặp trong Excel – hàm COUNTIF là hàm rất hữu ích trong quá trình sử dụng Excel và rất hay được áp dụng. Miêu tả hàm như trên chắc chắn các bạn sẽ khó hiểu và không thể áp dụng. Chúng ta cùng đi vào một ví dụ cụ thể dưới đây để các bạn có thể hiểu hơn về hàm tính này và sử dụng nó dễ dàng hơn nha.

Ví dụ thực tế sử dụng hàm Countif để lọc dữ liệu trùng lặp


*

Với bảng số liệu trên, ví dụ chúng ta tìm giá trị “Nam” trong phạm vi từ C2-C31. Chúng ta sử dụng hàm: =Countif(C2:C31;Nam). Lập tức chúng ta sẽ được kết quả là 11 lần lặp lại giá trị “nam”

Ví dụ trên chỉ là một sự áp dụng đơn giản nhất của hàm COUNTIF trong thực tế. Còn rất nhiều các hoạt động mà chúng ta có thể sử dụng hàm này để tìm các giá trị bị trùng lặp. Nhìn ví dụ đơn giản kể trên có lẽ các bạn đều đã biết cách làm rồi phải không? Chỉ đơn gian là hãy tính số lần xuất hiện của giá trị muốn tìm trong cột tổng. Khi đó chúng ta sẽ được một bài toán tìm số trong một dãy số nhất định. Hay hiểu theo một cách khác là tần suất nó xuất hiện trong một bảng biểu.

Như vậy là mình đã giới thiệu và hướng dẫn cho các bạn cách sử dụng và tổng quan chung về hàm đếm dữ liệu trùng trong excel, hay còn gọi là countif một cách đơn giản nhất để đếm số lần một người xuất hiện trong một danh sách bằng Excel.

Ví dụ ở trên chỉ là trường hợp đơn giản trong rất nhiều trường hợp bạn cần sử dụng đến hàm Countif mà thôi. Còn rất nhiều lúc chúng ta cần sử dụng đến hàm đếm trùng lặp này và nó không đơn giản như thế. Nhưng hy vọng với bài chia sẻ của mình, các bạn đã hiểu sơ bộ và có được những điều bổ ích. Chúc các bạn thành công!

Bài viết dưới đây chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về cách dùng hàm đếm các giá trị giống nhau trong Excel. Cùng theo dõi nhé1

Ví dụ, bạn có 1 bảng dữ liệu như bên dưới:

*

Yêu cầu đặt ra ở đây là bạn sẽ thực hiện đếm xem trong cột Nhân viên có bao nhiêu người, hay cột Ngày có bao nhiêu ngày, cũng như cột Tên hàng có bao nhiêu mặt hàng và lưu ý là không tính các giá trị trùng nhau. Vậy thì, bạn sẽ giải quyết ra sao với bài toán này?


Đây được đánh giá là cách làm cơ bản, dễ thực hiện và dễ hiểu. Chỉ có duy nhất 1 nhược điểm của cách này đó là làm qua nhiều bước, đồng thời tăng số công thức phải tính lên nhiều.

Ví dụ, với cột Ngày,bạn sẽ thực hiện tạo 1 cột phụ là cột F và dùng hàm COUNTIF tại đó. Hàm COUNTIF chắc hẳn không còn xa lạ gì với bạn phải không nào.

Để có thể phân biệt giá trị tại dòng đó xuất hiện lần thứ mấy thì bạn sử dụng hàm COUNTIF như hình minh họa bên dưới:

*


Thứ 1: Thực hiện đếm số lần xuất hiện tại mỗi dòng nằm trong vùng tính từ dòng đầu tiên đến dòng đang đếm. Việc này rất quan trọng bởi vì khi tiến hành tính theo cách này thì giá trị COUNTIF đếm được sẽ thứ tự là 1, 2 , 3… tăng dần theo số lần xuất hiện của điều kiện (criteria) đang xét. Khác so với việc chọn Range là cả vùng dữ liệu từ C2:C11, thì ở đây bạn chỉ xét từ C2 tăng dần theo những dòng. Giá trị điểm đầu C2 trong vùng Range sẽ được cố định.Thứ 2: Sau khi sử dụng hàm COUNTIF, bạn sẽ nhận được kết quả tại cột F từ F2:F11. Mỗi một giá trị số bằng 1 sẽ thể hiện là ngày tương ứng tại cột C xuất hiện lần thứ 1, có nghĩa là chưa bị trùng. Những giá trị lớn hơn 1 thì là trùng. Lúc này, kết quả đếm giá trị không trùng chỉ cần sử dụng hàm COUNTIF trong cột F với điều kiện là số 1

Kết quả thu được của bạn lúc này là 9

Như vậy khi bạn dùng hàm COUNTIF trong cột phụ thì việc giải quyết yêu cầu trên là khá dễ dàng.

Nhược điểm

Phương pháp này tuy đơn giản nhưng lại có một số nhược điểm là tính thủ công hơi cao. Bạn sẽ phải chọn 1 cột phụ. Sử dụng công thức tại cột phụ, sử dụng công thức tính kết quả, sẽ trải qua khá nhiều bước. Ngoài ra, với bảng dữ liệu lớn thì phương pháp này sẽ khiến tăng thêm 1 lượng công thức rất lớn, khó xử lí, với mỗi dòng dữ liệu là 1 công thức.

Vì vậy, hãy cùng tìm hiểu cách thứ 2 nhé!

Cách thứ 2: Công thức mảng SUMPRODUCT kết hợp FREQUENCY

Chắc hẳn bạn thấy rằng hàm FREQUENCY là một hàm khá lạ phải không? Hàm này là một hàm xử lý dữ liệu dạng mảng, được sử dụng để đếm số lần xuất hiện của những giá trị trong 1 phạm vi nào đó. Với yêu cầu của bài toán anyf, nếu không dùng cột phụ thì bạn phải dùng các công thức xử lý dữ liệu theo mảng để tính.

Cấu trúc hàm FREQUENCY sẽ như sau:

=FREQUENCY(data_array,bins_array)

Nguyên tắc của hàm Frequency đó chính là đếm xem những giá trị trong tham số bins_array sẽ được lặp lại bao nhiêu lần trong data_array. Xét về bản chất, đây giống như việc bạn sử dụng hàm COUNTIF để thực hiện đếm từng phần tử trong bins_array (criteria) nằm trong vùng data_array (range) vậy.

Ứng dụng nguyên tắc trên, bạn hãy xét 2 nội dung sau:

Số thứ tự dòng của từng dòng dữ liệu trong cột cần đếm giá trị không trùng sẽ có thứ tự lần lượt là từ 1 đến 10 (ứng với những dòng từ C2:C11). Bạn xem vùng này là bins_array. Ví dụ ta xét A2:A11 chính là nội dung bạn cần.Thực hiện đếm xem mỗi giá trị xuất hiện trong cột ngày sẽ là giá trị thứ mấy so với hàm MATCH. Vùng này được xem là data_array. Hàm MATCH sẽ được viết như hình bên dưới:

*

Khi thực hiện kiểm tra kết quả hàm MATCH bằng việc bôi đen công thức trên thanh Formulas Bar, rồi nhấn phím F9 bạn có:

*

*

Khi thực hiện kết hợp 2 thành phần trên vào hàm Frequency, bạn sẽ được:

*

Và giờ thì việc còn lại là thực hiện đếm số giá trị lớn hơn 0 nằm trong mảng tạo ra bằng hàm Frequency là sẽ cho ra kết quả.

Xem thêm: Lời Bài Hát Mùng 8 Tháng 3, Top 7 Bài Hát Về Ngày 8/3 Cho Thiếu Nhi Hay Nhất

Nhưng vì công thức chỉ đặt trong 1 ô nên hàm đếm giá trị lớn hơn 0 thì phải sử dụng đến hàm SUMPRODUCT. Cách thực hiện như sau:

Xét những giá trị tạo ra bởi mảng trong hàm Frequency rồi so sánh với 0, và lấy các giá trị >0Việc so sánh Frequency>0 sẽ có thể tạo ra những mảng là kết quả True/False. Khi đó, việc chuyển các giá trị True/False về dạng 1/0 bằng việc thêm 2 dấu trừ ở trước biểu thức so sánh đó

*

Kết quả lúc này nhận được cũng là 9

Như vậy, bạn chỉ cần đặt 1 biểu thức tại 1 ô C13 thì cũng sẽ nhận được kết quả giống với cách 1.

Ưu điểm:

Giúp khắc phục được các nhược điểm của cách 1Giúp bạn nâng cao hơn khả năng dùng Excel và những tư duy về dùng hàm, xử lý dữ liệu, giúp loại dữ liệu trên Excel.Ứng dụng tốt trong việc trích xuất dữ liệu không trùng từ bảng dữ liệu bằng cách dùng hàm

Nhược điểm:

Công thức của cách 2 khá phức tạp nên bạn cần hiểu kỹ về bản chất dữ liệu và cách dùng công thức mảng

Trên đây là những cách dùng hàm đếm các giá trị giống nhau trong Excel, chúc bạn thực hiện thành công!