Thực hiện kế toán doanh nghiệp của bạn trên Excel sẽ là một quá trình thủ công và rất tốn nhiều thời gian, và do đó, nhiều doanh nghiệp sẽ muốn xem xét đầu tư vào các giải pháp phần mềm kế toán với nhiều tính năng, ưu điểm vượt trội hơn. Vậy Cách thiết lập phần mềm kế toán excel như thế nào? Hãy cùng ACC tìm hiểu qua bài viết dưới đây!
1. Phần mềm kế toán Excel
Microsoft Excel là một phần mềm thông dụng được cài trên máy tính, nên việc quyết định thực hiện kế toán doanh nghiệp của bạn bằng Excel có vẻ như là một cách dễ dàng để thiết lập và quản lý sổ sách kế toán — đặc biệt nếu là doanh nghiệp mới thành lập và không có ngân sách để chi tiêu cho việc mua phần mềm kế toán. Excel có thể được sử dụng cho nhiều mục đích, bao gồm cả việc ghi sổ kế toán và lưu giữ tài khoản cơ bản — tuy nhiên, nó có những hạn chế nhất định nếu so sánh với các phần mềm kế toán thông dụng trên thị trường hiện nay.Bạn đang xem: Hướng dẫn làm phần mềm bằng excel
Điều này đang được nói sau đó, khi tạo một hệ thống kế toán Excel, bạn sẽ có thể:
Tạo hệ thống danh mục tài khoảnNhập và phân loại các giao dịch kế toán phát sinh
Tạo báo cáo lãi và lỗ từ các giao dịch ghi sổ đã nhập — thực hiện việc này bằng cách chuyển dữ liệu theo cách thủ công từ danh sách giao dịch ghi sổ hoặc sử dụng công thức để tự động nhập dữ liệu đó.Theo dõi công nợ khách hàng và kiểm tra lại bằng cách đối chiếu với các giao dịch đã nhập
Với lưu ý này, không giống như phần mềm kế toán , Excel sẽ không thể:
Kết nối với tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp bạn và tự động nhập và sắp xếp các giao dịchTự động tạo các báo cáo tài chính đặc thù dựa trên dữ liệu chi tiết từ việc ghi sổ kế toán
Phát hiện hoặc thông báo về các lỗi nhập dữ liệu
Không phép nhiều người dùng làm việc trong phần mềm kế toán Excel
2. Các bước tạo phần mềm kế toán Excel
Bây giờ chúng ta đã biết thêm ưu nhược điểm của phần mềm kế toán excel, hãy thảo luận về những gì bạn cần làm để thực sự tạo ra phần mềm kế toán excel riêng cho doanh nghiệp.
Bước 1: Tìm kiếm mẫu phần mềm kế toán Excel có sẵn
Nếu bạn đã có kinh nghiệm sử dụng ứng dụng Excel, bạn có thể xây dựng phần mềm kế toán Excel của riêng mình từ đầu. Tuy nhiên, nếu bạn không có kinh nghiệm Excel hoặc bạn chỉ đang tìm kiếm cách đơn giản nhất, nhanh nhất để bắt đầu, bạn sẽ muốn tìm và tải xuống mẫu sổ kế toán Excel.
Bước 2: Tạo danh mục diễn giải phù hợp với doanh nghiệp.
Vì vậy, với những phần thiết yếu này của hệ thống sổ sách kế toán Excel của bạn, hãy thảo luận về cách bạn có thể lấy một trong những mẫu này, tùy chỉnh nó và sử dụng nó để duy trì sổ sách của mình.Điều này đang được nói, điều đầu tiên bạn cần làm là tạo danh mục diễn giải. Như bạn có thể thấy trong ví dụ bên dưới, trang danh mục diễn giải sẽ đóng vai trò là điểm tham chiếu của bạn — nhắc nhở bạn cách phân loại các giao dịch khác nhau.
Như ảnh chụp màn hình này hiển thị, bạn sẽ muốn lập danh sách mọi loại chi phí hoặc thu nhập mà doanh nghiệp của bạn sử dụng và tạo một loại tài khoản cho từng loại. Bạn sẽ liệt kê các loại tài khoản này trong biểu đồ tài khoản và một lần nữa, bạn sẽ sử dụng trang tính Excel kế toán này để tham khảo khi nhập và phân loại các giao dịch sau này.
Điều quan trọng cần lưu ý là biểu đồ tài khoản của bạn không nhất thiết phải giống như biểu đồ này — xét cho cùng, mọi doanh nghiệp đều có thu nhập và chi phí khác nhau.
Tuy nhiên, cuối cùng, để giữ các tài khoản của bạn trong Excel, mỗi tài khoản nên được phân loại như sau:
Thu nhập: Một tài khoản sử dụng để theo dõi tiền vào doanh nghiệp của mìnhChi phí: Bất kỳ tài khoản nào sử dụng để theo dõi tiền rời khỏi doanh nghiệp của mình
Giá vốn hàng bán (COGS): Số tiền bỏ ra để tạo ra sản phẩm mà bạn bán cho khách hàng hoặc khách hàng của mình
Bước 3: Tùy chỉnh bảng báo cáo thu nhập.
Khi bạn đã có danh mục tài khoản, tiếp theo bạn sẽ muốn tùy chỉnh bảng báo cáo thu nhập của mình. Trong bảng tính này, (như bạn sẽ thấy trong hình ảnh bên dưới), bạn sẽ nhập thông tin từ biểu đồ tài khoản của mình — đảm bảo bao gồm tất cả các tài khoản, nhưng giữ chúng được tách biệt tùy theo thu nhập, chi phí hay giá vốn hàng bán .
Sau khi bạn đã chỉnh sửa báo cáo thu nhập Bảng kế toán Excel, bạn sẽ muốn đảm bảo sao chép bảng này (nếu mẫu của bạn chỉ có một). Để tạo báo cáo thu nhập hàng tháng, bạn sẽ cần các trang tính riêng cho mỗi tháng. Bạn có thể tạo 12 bản sao của báo cáo thu nhập gốc, một bản cho mỗi tháng trong năm — đừng quên dán nhãn cho từng bản và nhập phạm vi ngày vào ô thích hợp.
Đối với báo cáo thu nhập, một trong những lợi ích của việc sử dụng mẫu tạo sẵn là các công thức đã có sẵn để tính toán tổng chi phí và lợi nhuận ròng của bạn (như được hiển thị ở trên) dựa trên thông tin từ các trang tính khác. Mặt khác, nếu bạn tạo trang tính Excel kế toán của riêng mình, bạn sẽ phải thực hiện các phép tính này theo cách thủ công hoặc tự nhập các công thức kế toán .
Bước 4. Thêm một bảng tính nhập liệu để theo dõi hóa đơn.
Mặc dù bước này không bắt buộc để bạn thực hiện việc ghi sổ kế toán cơ bản trong Excel, nhưng nó có thể là một bước hữu ích về mặt tổ chức. Để giải thích, khi bạn nhập thu nhập từ các hóa đơn đã thanh toán vào bảng tính ghi sổ, bạn sẽ muốn bao gồm số hóa đơn. Bằng cách làm này, bạn sẽ có thể tham chiếu chéo để tránh các lỗi như quên nhập các khoản thanh toán hóa đơn hoặc nhập 2 lần các khoản thanh toán giống nhau. Việc đối chiếu chéo sẽ dễ dàng hơn nhiều nếu bạn có một bảng tính riêng để theo dõi các hóa đơn của mình.
Bước 5. Thêm một bảng tính để dự báo dòng tiền.
Một lần nữa, bạn không cần thực hiện bước này để quản lý sổ sách kế toán doanh nghiệp nhỏ của mình trong Excel. Trên thực tế, một chương trình dựa trên bảng tính như Excel sẽ không hiệu quả để tạo báo cáo lưu chuyển tiền tệ phù hợp mà bạn có thể chia sẻ với các nhà đầu tư tiềm năng. Điều này đã được nói, tuy nhiên, vì lợi ích của việc lập kế hoạch kinh doanh của riêng bạn, bạn vẫn có thể sử dụng một bảng tính đơn giản để lập kế hoạch dòng tiền của mình từ tháng này sang tháng khác.
Bước 6. Lưu tệp vào một vị trí an toàn trên máy tính.
Sau khi bạn đã chỉnh sửa và thêm tất cả các trang tính khác nhau trong tài liệu kế toán Excel chính của mình, bạn sẽ muốn đảm bảo lưu tệp ở vị trí an toàn trên máy tính hoặc ổ đĩa của mình.Như chúng tôi đã đề cập trước đó, không giống như nhiều chương trình phần mềm dựa trên đám mây, chứa thông tin của bạn và cho phép bạn đăng nhập và ra khỏi nền tảng thông qua bất kỳ trình duyệt web nào — bằng cách thực hiện kế toán cơ bản bằng Excel, bạn sẽ chỉ có quyền truy cập vào hệ thống của mình thông qua một tệp này.Do đó, bạn sẽ muốn đảm bảo rằng tệp được bảo mật, nhưng vẫn có thể truy cập được khi bạn cần nó để thực hiện các tác vụ kế toán hàng ngày của mình.
Bên cạnh đó, quý khách hàng có nhu cầu có thể sử dụng PHẦN MỀM KẾ TOÁN ACC vừa cho ra mắt, với các tính năng vượt trội, nổi bật, sẽ giúp cho quý khách hàng dễ dàng hơn trong việc hệ thống các báo cáo tài chính cũng như các nghiệp vụ kế toán một cách tiện lợi, nhanh chóng và đơn giản nhất.
Trên đây là Cách tự thiết lập phần mềm kế toán Excel mà ACC muốn giới thiệu đến quý bạn đọc. Hi vọng bài viết sẽ hỗ trợ và giúp ích cho quý bạn đọc về vấn đề này!
Ngày nay, bảng theo dõi tiến độ công việc dưới dạng excel ngày càng được các doanh nghiệp lựa chọn sử dụng. Phương pháp này giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian hơn so với cách quản lý công việc trên giấy. Hãy cùng mamnongautruc.edu.vn tìm hiểu rõ hơn về phương pháp quản lý công việc trên Excel trong bài viết dưới đây nhé!
f
Work – Bộ giải pháp phần mềm quản trị kế hoạch giúp Doanh nghiệp quản trị dự án hiệu quả, theo dõi timeline chi tiết và báo cáo trực quan về kế hoạch. Click ngay vào ảnh để nhận ngay BẢN DEMO HOÀN TOÀN MIỄN PHÍ các tính năng của phần mềm:
Work giúp tăng 300% hiệu suất nhân sự
MỤC LỤC NỘI DUNG2. Lợi ích của việc quản lý công việc trên Excel3. Một số mẫu quản lý công việc bằng Excel5. Hướng dẫn quản lý công việc hiệu quả bằng Excel7. Một số khó khăn khi theo dõi tiến độ công việc bằng Excel
1. Bảng theo dõi tiến độ công việc là gì?
Bảng theo dõi tiến độ công việc là một phương pháp quản lý sử dụng công cụ Excel để ghi lại quá trình thực hiện công việc dưới dạng số liệu và bảng tính. Nhờ đó, nhà quản lý sẽ kiểm soát được quá trình hoàn thiện công việc của nhân viên, góp phần thực hiện bảng đánh giá và triển khai các phương án đốc thúc nếu công việc bị chậm trễ.
2. Lợi ích của việc quản lý công việc trên Excel
Excel là một công cụ tuyệt vời trong việc hỗ trợ bạn giải quyết các vấn đề khó khăn khi theo dõi tiến độ công việc. Việc sử dụng phần mềm quản lý công việc bằng excel miễn phí để quản lý tiến độ công việc sẽ đem lại những lợi ích vô cùng quan trọng. Cụ thể như sau:
2.1 Giám sát tiến độ công việc
Một bảng quản lý Excel cần có các thông tin như: Công việc đến thời điểm bây giờ đã thực hiện như thế nào; Thời gian thực hiện có đúng với mục tiêu đặt ra hay không… Bên cạnh đó, tất cả các thông tin này cần phải được ghi lại một cách chính xác và chi tiết. Nhờ đó, bạn sẽ có thể theo dõi và giám sát quá trình làm việc của các thành viên hiệu quả nhất.
2.2 Phân công công việc hợp lý
Phương pháp quản lý tiến độ công việc bằng Excel sẽ giúp bạn dễ dàng phân công công việc và đảm bảo được thời gian thực hiện nhiệm vụ của từng thành viên một cách hiệu quả. Không những thế, bạn còn có thể phân bố thời gian theo từng mốc làm việc cụ thể và đưa ra các phương án dự trù nhằm giải quyết vấn đề một cách tốt nhất.
2.3 Đánh giá tiến độ công việc
Dựa vào dữ liệu và thông tin trong quá trình làm việc trên bảng thông tin Excel, bạn sẽ có thể nắm rõ tình hình làm việc của từng nhân viên. Ngoài ra, bạn sẽ biết được danh sách những người chưa hoàn thành công việc, đã hoàn thành hoặc đang bị vướng mắc trong quá trình làm việc. Thông qua đó, bạn sẽ đưa ra được những giải pháp tốt nhất và nắm được tiến độ công việc.
3. Một số mẫu quản lý công việc bằng Excel
Dưới đây là một số mẫu file quản lý công việc bằng excel mà mọi người có thể tham khảo:
3.1 Todolist
To-do list template là một trong những cách quản lý công việc hàng ngày hiệu quả dành cho các nhóm thực hiện dự án. Mẫu quản lý này sẽ cung cấp danh sách thông tin các công việc và nhiệm vụ cần thực hiện cho các thành viên trong nhóm. Bằng cách đó, các thành viên trong nhóm sẽ có trách nhiệm làm việc và cố gắng hoàn thành các mục tiêu đã đề ra.
3.2 Quản lý thời gian
Mẫu quản lý Timeline template của Excel sẽ cung cấp cho bạn có cái nhìn tổng quát về mốc thời gian thực hiện chuỗi công việc trong dự án. Qua một bảng tính Excel, không chỉ có trưởng nhóm mà các bên liên quan cũng đều có thể nắm bắt được dự án. Nhờ đó, các thành viên trong nhóm sẽ tiết kiệm được thời gian trong việc trao đổi thông tin hoặc báo cáo, họp hành.
3.3 Biểu đồ Gantt
Việc sử dụng biểu đồ Gantt trong Excel mang đến cho bạn rất nhiều lợi ích trong việc quản lý tiến độ hoàn thành công việc. Mẫu biểu đồ này cung cấp bảng tính giúp bạn đánh dấu mốc thời gian bắt đầu và kết thúc dự án. Nhờ đó, bạn sẽ có thể theo dõi và giám sát tiến độ thông qua các mốc thời gian một cách dễ dàng.
3.4 Thẻ thời gian hàng tuần
Mẫu thẻ thời gian hàng tuần khá hữu dụng đối với các nhóm thực hiện dự án. Ngoài việc theo dõi các vấn đề có thể phát sinh trong quá trình triển khai, bạn cũng cần phải ghi lại từng cột mốc thời gian mà nhóm thực hiện và hạng mục trong dự án. Bằng việc dùng thẻ thời gian hàng tuần của Excel, bạn sẽ có cơ sở để đánh giá được tiến độ hoàn thành công việc.
3.5 Theo dõi vấn đề
Để dễ dàng theo dõi những vấn đề đang xảy ra thì việc lập một bảng tính ghi lại nhật ký giám sát tiến độ hay quy trình thực hiện dự án là vô cùng cần thiết. Bản template này sẽ ghi lại các thông tin như thời điểm xảy ra vấn đề, lý do, hậu quả và ai là người xử lý. Nhờ đó, bạn sẽ dễ dàng tìm hiểu nguyên nhân và giải quyết triệt để vấn đề, tránh mắc lại lỗi sai sau này.
3.6 Theo dõi dự án
File quản lý công việc bằng Excel này sẽ giúp bạn có thể theo dõi tiến độ công việc, sau đó đưa ra các đánh giá hiệu quả. Không chỉ thế, mẫu bảng tính theo dõi dự án còn có tính năng giám sát các dự án đang được triển khai theo đúng cột mốc thời gian đặt ra. Ngoài ra, bạn còn có thể theo dõi chi phí thực hiện dự án để đảm bảo ngân sách thông qua công cụ này.
3.7 Theo dõi KPI
Thông qua mẫu excel quản lý công việc qua KPI KPI, bạn sẽ dễ dàng thực hiện đo lường được hiệu suất của một dự án nhằm bảo đảm được đúng quy trình, tiến độ và chất lượng theo yêu cầu của khách hàng. Ngoài ra, bạn còn có thể theo dõi và giám sát tình trạng làm việc của nhóm, đảm bảo tiến độ và tránh tình trạng bỏ lỡ hoặc sai sót trong hạng mục.
4. Giải pháp quản lý công việc hiệu quả thay thế Excel
mamnongautruc.edu.vn được biết đến là một dự án công nghệ trực thuộc Tổng công ty DOCORP. mamnongautruc.edu.vn giúp bạn tạo ra các giải pháp quản trị thông minh, đem lại trải nghiệm tuyệt vời cho các phần mềm quản lý công việc. Bộ sản phẩm phần mềm quản trị của mamnongautruc.edu.vn sẽ là trợ thủ đắc lực cho các doanh nghiệp.
Ưu điểm nổi bật của phần mềm mamnongautruc.edu.vn so với Excel là công cụ giúp bạn tạo, quản lý và thống kê kết quả công việc hằng ngày một cách nhanh chóng, hiệu quả nhất thông qua f
Todolist. Thêm vào đó, bạn còn có thể dễ dàng thiết lập các mục tiêu, kết quả và phân công nhiệm vụ để giám sát tiến độ thực hiện dự án dễ dàng qua f
OKRs
Todolist của mamnongautruc.edu.vn
Một số tính năng nổi bật của bộ giải pháp phần mềm quản lý công việc hàng ngày f
Todolist chính là:
Lập kế hoạch triển khai và quản lý kết quả công việc theo thời gian thực
Check-in/ Check-out công việc (có thời hạn)Thống kê kết quả công việc cá nhân, phòng ban hoặc đội nhóm
Báo cáo, thống kê mức độ hoàn thành, kết quả thực hiện chi tiết…
Bạn quan tâm đến Bộ phần mềm lên kế hoạch hằng ngày (f
Todolist) của mamnongautruc.edu.vn. Đăng ký ngay để nhận bản Demo trải nghiệm các tính năng riêng biệt từ phần mềm.
Nhận ngay bản Demo phần mềm f
Todolist
5. Hướng dẫn quản lý công việc hiệu quả bằng Excel
Để có thể quản lý công việc dễ dàng hơn với Excel, bạn hãy làm theo hướng dẫn dưới đây:
5.1 Phác thảo mẫu quản lý công việc
Việc phác thảo mẫu quản lý công việc trước khi tạo bảng trên Excel sẽ giúp hạn chế sai sót và thiếu thông tin. Một file Excel quản lý tiến độ công việc phải gồm những thông tin cơ bản như tên doanh nghiệp, tên dự án, tên người thực hiện dự án, tên công việc cần phải thực hiện, ngày tháng bàn giao công việc, ngày giờ phải hoàn thành và số ngày phải thực hiện.
5.2 Tạo bảng tính Excel cho từng công việc cụ thể
Để xếp lịch làm việc bằng Excel thông qua bảng tính thì đầu tiên là bạn phải thiết lập xong các dự án mà nhóm đang trong quá trình thực hiện. Sau đó, bạn hãy tạo một trang tính mới trong bảng tính Excel để có thể ghi lại khối lượng công việc của nhóm.
5.3 Lập bảng danh sách cho từng người phụ trách
Bạn hãy sử dụng Excel và lập bảng để ghi lại tất cả tên của các thành viên trong nhóm và đồng thời ghi tất cả thông tin của mọi người. Nếu có nhiều thành viên trong nhóm thì bạn có thể tô màu tên của mọi người để dễ dàng hơn trong việc phân biệt và tìm kiếm.
5.4 Đưa ra tiêu đề nội dung công việc
Bạn hãy nhập tên của công việc mà nhóm đang thực hiện và bố trí ở dưới tên người thực hiện. Bạn cũng có thể đồng thời nhập nhiều công việc dưới tên của người được giao thực hiện công việc.
5.5 Thiết lập thời gian hoàn thành cho từng công việc
Thiết lập thời gian hoàn thành cho từng công việc của thành viên trong nhóm sẽ giúp nhóm của bạn không bị phân tán về mặt thể chất. Ngoài ra, bạn nên chia nhỏ các công việc ở mỗi một cột mốc để dễ dàng quản lý. Bạn có thể thiết lập thời gian hoàn thành các cột mốc công việc theo các yếu tố như ngày bắt đầu và ngày kết thúc, ngày hạn của công việc…
5.6 Quan sát và đánh giá tiến độ công việc thường xuyên
Thực hiện quan sát tiến độ công việc của từng thành viên sẽ giúp bạn xác định ai là người sẵn sàng tham gia thực hiện nhiều dự án, ai đang làm tốt với dự án được giao và những ai đang gặp khó khăn. Từ đó, bạn sẽ giải quyết được các vấn đề khó khăn và giúp việc quản lý trở nên chuyên nghiệp hơn.
6. Những lưu ý khi sử dụng file Excel theo dõi tiến độ công việc
Để theo dõi tiến độ dự án một cách dễ dàng, bạn hãy chuẩn bị chi tiết các nội dung liên quan đến nhiệm vụ như:
Công việc cần thực hiệnThời gian thực hiện
Những người phụ trách đảm nhận nhiệm vụ
Nếu chuẩn bị các nội dung này càng chi tiết thì bạn càng có thể theo sát tiến độ công việc đã đặt ra.
Bạn phải lưu ý đưa đầy đủ những thông tin về tên dự án, những việc đang làm hoặc đang cần xử lý vào bảng theo dõi. Bên cạnh đó, bạn cũng phải cung cấp một cách chi tiết về người đảm nhận vào tất cả nội dung trên. Đồng thời, việc đưa ra những lời đánh giá cũng rất cần thiết.
7. Một số khó khăn khi theo dõi tiến độ công việc bằng Excel
Tuy phần mềm Excel có thể hỗ trợ quản lý tiến độ công việc nhanh chóng và hiệu quả nhưng phần mềm vẫn khiến nhiều người gặp khó khăn khi sử dụng.
7.1 Phức tạp, khó sử dụng
Excel chưa bao giờ là công cụ hỗ trợ quản lý công việc phù hợp với những người chưa biết sử dụng thông thạo phần mềm. Excel đòi hỏi rất nhiều kỹ năng và thủ thuật cao vì thế rất ít người có thể tự tạo được một trang tính dành cho quản lý công việc. Vì vậy, hầu hết mọi người chỉ sử dụng các mẫu quản lý công việc miễn phí trên mạng.
7.2 Bị động và không có tính cộng tác
Vì tiến độ công việc luôn thay đổi theo từng phút nên bạn phải thường xuyên cập nhập vào file quản lý công việc trong Excel. Tuy nhiên, quá trình cập nhập phải qua trung gian nhiều người nên thường mất thời gian và gây chậm trễ công việc. Đặc biệt, nhiều khi bạn phải báo cáo tiến độ nhiều lần trong ngày nên quy trình thủ công của Excel hoàn toàn không thể đáp ứng.
7.3 Lưu trữ dữ liệu không đủ lớn, đủ lâu
Vì Excel không có tính năng tự động lưu trữ nên bạn sẽ dễ bị mất dữ liệu nếu quên chưa lưu mà lỡ tay ấn thoát hoặc sập nguồn vì mất điện, bị nhiễm virus… Bên cạnh đó, lượng lưu trữ dữ liệu của Excel không đủ lớn nên nhiều doanh nghiệp phải lưu nhiều file Excel cho từng dự án.
Xem thêm: Dương trung quốc - tiểu sử đại biểu quốc hội
7.4 Không lưu trữ được kết quả công việc
Tuy có thể quản lý công việc với các thao tác đơn giản và tiện lợi nhưng với giao diện giới hạn trong bảng tính, Excel chỉ cho phép bạn thấy tiến độ công việc một cách tổng quát. Bên cạnh đó, bạn còn không thể đi vào chi tiết từng công việc và xem kết quả thực hiện.