Bạn đang xem bài viết Cách Sửa Lỗi Định Dạng Số khi dùng Mail Merge vào Word được cập nhật mới duy nhất tháng 9 năm 2023 trên website Phauthuatthankinh.edu.vn. Hi vọng những tin tức mà chúng tôi đã chia sẻ là có ích với bạn. Nếu ngôn từ hay, ý nghĩa sâu sắc bạn hãy share với đồng đội của bản thân và luôn theo dõi, ủng hộ shop chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.

Bạn đang xem: Lỗi mail merge trong word 2010

Tính năng Mail Merge (Trộn thư) của Microsoft Word là một vào những tính năng được người dùng yêu thích. Nó hiệu quả lúc tạo nhãn, mẫu thư, email hoặc report tùy chỉnh. Khi biết phương pháp sử dụng nó, bạn bao gồm thể tiết kiệm được nhiều giờ có tác dụng việc.

Tuy nhiên, một vào những phiền phức của Mail Merge là nó ko thể định dạng đúng đắn số từ bảng tính Excel. Ví dụ, kết quả bán sản phẩm trong bảng tính Excel là 100 nhưng thanh lịch Word nó lại biến thành 99.99999999996. Để khắc phục lỗi này, họ có thể sửa bảng tính, chỉnh sửa tài liệu Mail Merge hoặc đơn giản cố đổi phương pháp hai tệp tin liên kết với nhau. Mặc dù phương pháp cuối cùng ít người biết nhưng nó bao gồm thể là phương pháp tốt nhất, ngoại trừ việc không hề hoạt động trong Word 2023.

1. Sử dụng “Number Switch” trong Word

Chúng ta sẽ thực hiện phương pháp đầu tiên là chỉnh sửa tài liệu Word. Ở đây, bạn sẽ sử dụng mã định dạng số mong muốn muốn mang đến trường trộn (Merge Field) trong tài liệu Word. Trường trộn về cơ bản sẽ thông tin cho Word biết cột nào trong bảng Excel tất cả chứa dữ liệu cần chuyển đổi. Để áp dụng định dạng mang đến một trường trộn, bạn phải sử dụng Number Switch (trước đây gọi là Picture switch) trong mã trường của trường đó.

MERGEFIELD Donation # $#,##0.00 MERGEFIELD Cost # 00.00 01.00 MERGEFIELD Sales # $### $ 15 MERGEFIELD Sales # $#,##0.00 $ 1,500.00 MERGEFIELD Date
"MMMM d" November 26

Như bạn gồm thể thấy, mã numeric switch giống với mã định dạng Excel ngoại trừ bọn chúng được theo sau bởi ký kết tự “#” đối với số với “
” đối với ngày tháng.

Lưu ý: Chỉ được sử dụng dấu ngoặc kép vào mã ngày, ko sử dụng đến mã số.

Numeric switch mang đến trường trộn Mail-Merge

Thực tế, Word với Excel sử dụng thuộc một mã định dạng, nhưng không sử dụng cùng một định dạng hàm. Ví dụ, không có hàm Merge
Field giống như mặt dưới:

MERGEFIELD(Donation,"$#,##0.00") 2. Sửa đổi bảng tính Excel

Trong bảng tính Excel, hãy chèn một cột sử dụng công thức chuyển đổi số hoặc ngày tháng trong Excel thành định dạng text bạn muốn xuất hiện vào Mail Merge.

Để thực hiện điều này, bọn họ sẽ sử dụng hàm TEXT trong Excel. Hàm này còn có chức năng chuyển đổi số hoặc ngày tháng thành định dạng text tương ứng. Tuy nhiên phương pháp này có một nhược điểm là bạn cần biết mã định dạng nhất định. Mặc dù những mã này giống hệt với mã được sử dụng vào tính năng định dạng Custom Number của Excel nhưng hầu hết người dùng hiếm lúc thấy chúng.

Mẹo: Bạn đề xuất định dạng ô chứa những công thức này ở dạng khác (in nghiêng, quẹt đậm, color khác) để biết những số này chỉ ở dạng text đơn giản. Trong những phiên bản Excel cũ hơn, những số này không được sử dụng để đo lường và tính toán nhưng trong Excel 2023, bạn gồm thể sử dụng chúng trong tất cả những công thức ngoại trừ hàm tổng như SUM với AVERAGE. Ưu điểm của việc định dạng ngày tháng và số ở dạng text là lúc chuyển từ Excel sang tài liệu Word Mail Merge không bị lộn xộn.

Lưu ý: “0” cùng “#” đóng mục đích như placeholder (ký tự giữ chỗ) mang đến số nhưng “0” buộc số 0 ở đầu hoặc cuối, “#” sẽ được cụ thế bằng một số nếu nó ko phải là số 0 đứng đầu hoặc cuối. Vị đó, mã “00000” sẽ đảm bảo số 0 ở đầu ko bị cắt bỏ đi trong các mã bưu điện New Jersey.

Những mã mang lại số, ngày tháng, thời gian có thể được sử dụng vào hàm TEXT hoặc định dạng số Custom của Excel. Mặc dù nhiên, gồm một điểm khác nhau giữa bí quyết hoạt động của những code này trong Excel và Word trong Microsoft Office 2013. Vào Excel, bạn tất cả thể sử dụng M hoặc m mang lại tháng hoặc phút. Vào hầu hết các trường hợp, Excel đủ sáng dạ để xác định đơn vị bạn đang sử dụng nhưng Word không được sáng dạ như vậy, bạn cần sử dụng chữ chiếc viết hoa đến tháng, và viết thường đến phút. Kế bên ra, Excel bao gồm thêm mã “MMMMM” mang đến kết quả chữ viết tắt duy nhất của tháng (ví dụ: J, F, M, A, v.v…)

Lưu ý: lúc chuyển đổi những số này ở dạng text, bọn chúng không được sử dụng trong các hàm SUM hoặc AVERAGE, nếu muốn, bạn cần chuyển đổi lại một lần nữa sử dụng hàm VALUE.

Hàm ROUND

Thay vày hàm TEXT, một số người dùng thích sử dụng hàm ROUND để bỏ bớt số lượng thập phân thêm vào. Hàm ROUND sẽ làm cho tròn các số lên hoặc xuống đến vị trí thập phân bạn chỉ định. Ưu điểm là số có tác dụng tròn không phải ở dạng text, bạn vẫn có thể sử dụng bọn chúng để tính toán. Hàm ROUND gồm thể hoạt động tốt trong Mail Merge nhưng ít khi sử dụng bọn chúng vì:

Hàm ROUND sẽ bỏ ký kết hiệu đô la hoặc dấu phân cách hàng ngàn (dấu phẩy).

Hàm ROUND sẽ bỏ những số 0 ở cuối.

Đôi khi hàm ROUND hiển thị sai vị trí thập phân khi chuyển đổi quý phái Mail Merge. Ví dụ, tài liệu Mail Merge hiển thị 4 vị trí thập phân trong lúc hàm Round chỉ định 2 hoặc 3 vị trí.

Trong một số trường hợp hiếm gặp, hàm ROUND còn hiển thị không đúng số vào Mail Merge ví dụ thay do 1.0014, Mail Merge hiển thị 1.0013.

3. Sử dụng liên kết DDE

Hai phương pháp trên tương đối đơn giản nhưng bạn cần nhớ mã định dạng cùng trong một số trường hợp mã giống nhau nhưng biện pháp sử dụng cũng khác nhau.

Một biện pháp đơn giản hơn là liên kết Word với Excel sử dụng liên kết DDE (Dynamic Data Exchange). Nghe tất cả vẻ phức tạp nhưng nếu bạn có thể trộn thư thì DDE ko thể làm cực nhọc bạn. Bạn chỉ cần thực hiện hai bước cùng bước đầu tiên là kích hoạt Word mở file thông qua DEE (bước này chỉ cần thực hiện một lần).

Như đã nói ở trên DDE ko hoạt động trong Office 2023. Dynamic Data Exchange là một kỹ thuật cũ và bao gồm vẻ Microsoft đang trong quy trình từ bỏ nó. Đôi lúc nó hoạt động vào Office 2023 và đôi khi không. Thủ thuật để nó hoạt động vào Office 2023 là nguồn dữ liệu Excel phải được mở trước khi truy cập nó từ Word. Và trong Excel, bảng phải được bắt đầu ở mặt hàng đầu tiên trong bảng tính đầu tiên vào file.

Bước 3. Tích vào ô Confirm file format conversion on open.

Đây là bước đầu tiên và bạn sẽ không phải thực hiện lại nữa. Từ bây giờ, bản sao Word sẽ được mở ở nhiều loại file không giống nhau và mở bằng những con đường không giống trong đó tất cả DDE. Nhược điểm của phương pháp này là mỗi lần mở file không phải tài liệu Word vào Microsoft Word, chương trình sẽ cho bạn nỗ lực đổi lựa chọn.

Bước 1. Sau khi chọn tệp tin dữ liệu muốn sử dụng, hộp thoại Confirm Data Source sẽ xuất hiện.

Nếu đã chọn bảng tính đến tài liệu Word, bạn cần chọn nó một lần nữa, lần này thông qua liên kết DDE. Từ giờ, định dạng Excel sẽ được chuyển quý phái tài liệu Word Mail Merge tương đối nguyên vẹn.

Cảnh báo: Đảm bảo tài liệu bạn muốn hợp nhất phải nằm trong sheet đầu tiên của tài liệu Excel.

Cách Trộn Thư (Mail Merge) vào Word

Trộn thư (Mail Merge) là tính năng rất hữu ích vào Microsoft Word, tính năng này giúp các bạn giảm thiểu đáng kể thời gian chèn danh sách tin tức từ Excel vào các loại văn bản như: giấy mời, thông báo, phiếu điểm, giấy báo lương,….

những bước trộn thư (Mail Merge) trong Word

Bước 2: Xuất hiện Mail Merge ở phía mặt phải Word, các bạn chọn

Tại Step 1: Letters

Tại Step 2: Use the current document

Tại Step 3: Use an existing các mục nếu danh sách có sẵn, những bạn gồm thể chọn Type a new list để tạo danh sách mới. Sau đó nhấn Next: Write your letter.

Bước 3: vào hộp thoại Select Data Source, những bạn chọn đến danh sách có sẵn và nhấn Open.

Bước 4: Chọn sheet chứa dữ liệu cần sử dụng. Ví dụ ở file Excel này sheet1 là sheet chứa dữ liệu, ta chọn Sheet1. Sau đó nhấn OK

Bước 5: vào hộp thoại Mail Merge Recipients, các bạn chọn dữ liệu cần chèn bằng giải pháp đánh dấu vào các ô vuông trước dữ liệu đó. Nếu chèn tất cả những bạn chọn đánh dấu vào ô vuông cạnh Data Source.

Sau khi chọn kết thúc các bạn nhấn OK.

Bước 6: Chọn Next: Write your letter.

Bước 7: trong bước tiếp theo, những bạn đặt con trỏ chuột vào vị trí cần chèn dữ liệu, sau đó nhấn vào More items. Xuất hiện hộp thoại Insert Merge Field, những bạn chọn trường dữ liệu đúng với nội dung cạnh bé trỏ chuột và nhấn Insert để chèn.

Sau lúc thực hiện thao tác làm việc chèn danh sách word của bạn sẽ bao gồm dạng hình dưới. Chọn Next: Preview your letters.

Bước 8: Chọn Next: Complete the merge để dứt quá trình trộn thư.

Bước 9: Để coi tất cả những trang sau khoản thời gian trộn, các bạn chọn Edit individual letters và chọn OK tại hộp thoại Merge lớn New Document. 

Bước 10: Chọn Save 

Lời kết

Thông tin liên hệ 

Tính năng Mail Merge (Trộn thư) của Microsoft Word là trong những tính năng được người dùng yêu thích. Nó hiệu quả khi sản xuất nhãn, mẫu mã thư, email hoặc báo cáo tùy chỉnh. Khi biết cách thực hiện nó, bạn có thể tiết kiệm được rất nhiều giờ làm việc.

Tuy nhiên, một trong các những bất tiện của Mail Merge là nó cấp thiết định dạng chính xác số tự bảng tính Excel. Ví dụ, kết quả bán sản phẩm trong bảng tính Excel là 100 tuy vậy sang Word nó lại biến thành 99.99999999996. Để khắc phục lỗi này, bạn có thể sửa bảng tính, chỉnh sửa tài liệu Mail Merge hoặc đối kháng giản thay đổi cách hai file link với nhau. Tuy nhiên cách cuối cùng ít người biết nhưng nó hoàn toàn có thể là cách tốt nhất, nước ngoài trừ vấn đề không còn vận động trong Word 2016.

Lưu ý: những biện pháp sau đây được thực hiện trên Office 2016 nhưng vẫn áp dụng trên những phiên bản Word với Excel khác.

Cách sửa lỗi định dạng số khi sử dụng Mail Merge vào Word

1. áp dụng “Number Switch” vào Word

Chúng ta sẽ tiến hành cách trước tiên là chỉnh sửa tài liệu Word. Ở đây, các bạn sẽ sử dụng mã format số ước muốn cho ngôi trường trộn (Merge Field) trong tư liệu Word. Trường trộn về cơ bạn dạng sẽ thông tin cho Word biết cột như thế nào trong bảng Excel bao gồm chứa tài liệu cần gửi đổi. Để vận dụng định dạng cho 1 trường trộn, chúng ta phải thực hiện Number Switch (trước đây gọi là Picture switch) vào mã ngôi trường của ngôi trường đó.

Đầu tiên, bạn phải xem mã ngôi trường thực tế bằng cách mở tư liệu Mail Merge với click vào tab Mailings ngơi nghỉ trên đầu cửa ngõ sổ. Đảm bảo tắt Preview Results để chúng ta có thể thấy các trường Mail-Merge. Sau đó, bấm chuột phải vào ngôi trường Mail-Merge (chẳng hạn «Donation») và chọn tùy chọn Toggle Field Code. Bây giờ bạn sẽ thấy mã trường thực tiễn (trong lốt ngoặc nhọn như vào MERGEFIELD Donation ) mang đến trường đó. Sửa đổi mã trường đối chọi giản bằng cách chèn mã number switch vào cuối mã ngôi trường như:

MERGEFIELD Donation # $#,##0.00 Wors tất cả sẵn các mã ảnh, dưới đấy là 4 lấy ví dụ với các công dụng tương ứng:

MERGEFIELD Cost # 00.00 01.00 MERGEFIELD Sales # $### $ 15

MERGEFIELD Sales # $#,##0.00 $ 1,500.00

MERGEFIELD Date
“MMMM d” November 26

Như chúng ta có thể thấy, mã numeric switch tương đương với mã định dạng Excel bên cạnh chúng được theo sau bởi ký từ bỏ “#” đối với số và “
” đối với ngày tháng.

Lưu ý: Chỉ được thực hiện dấu ngoặc kép vào mã ngày, không áp dụng cho mã số.

Để xem những mã khác, xem bảng sau đây hoặc search kiếm mã numeric switch vào Microsoft Word trên mạng.

Dưới đó là một số lấy một ví dụ về mã trường số cho dữ liệu trong cột “Sales” vào bảng tính Excel.

Numeric switch đến trường trộn Mail-Merge

*

Thực tế, Word cùng Excel áp dụng cùng một mã định dạng, dẫu vậy không áp dụng cùng một định hình hàm. Ví dụ, không tồn tại hàm Merge
Field hệt như bên dưới:

MERGEFIELD(Donation,"$#,##0.00") Lưu ý: khi thêm hoặc biến đổi numeric switch, hiệu ứng rất có thể không thay đổi ngay, các bạn cần cập nhật trường bằng cách click vào kia và chọn Update Field hoặc click vào nút Mailings > Preview Results. Đôi khi chúng ta phải thực hiện làm việc này 2, 3 lần. Nếu sử dụng Mail-Merge Wizard, chúng ta cũng có thể phải trở lại quá trình trước để xem nỗ lực đổi.

2. Sửa thay đổi bảng tính Excel

Trong bảng tính Excel, hãy chèn một cột sử dụng công thức biến đổi số hoặc tháng ngày trong Excel thành định dạng text bạn muốn xuất hiện trong Mail Merge.

Để triển khai điều này, họ sẽ áp dụng hàm TEXT vào Excel. Hàm này có chức năng đổi khác số hoặc ngày tháng thành định hình text tương ứng. Mặc dù nhiên phương thức này có một điểm yếu là bạn nên biết mã format nhất định. Tuy nhiên các mã này tương đồng với mã được áp dụng trong tài năng định dạng Custom Number của Excel nhưng hầu như người cần sử dụng hiếm thấy lúc chúng.

Mẹo: bạn nên định dạng ô cất những bí quyết này ngơi nghỉ dạng không giống (in nghiêng, thoa đậm, màu sắc khác) nhằm biết hồ hết số này chỉ sinh sống dạng text solo giản. Trong những phiên phiên bản Excel cũ hơn, đầy đủ số này sẽ không được thực hiện để đo lường và tính toán nhưng trong Excel 2016, bạn có thể sử dụng chúng trong toàn bộ các công thức xung quanh hàm tổng như SUM và AVERAGE. Ưu điểm của việc định dạng ngày tháng và số nghỉ ngơi dạng text là lúc chuyển từ bỏ Excel thanh lịch tài liệu Word Mail Merge không trở nên lộn xộn.

Mã định dạng đến hàm TEXT

Dưới đây là bảng các mã thường được áp dụng trong hàm Text.

*

Lưu ý: “0” với “#” vào vai trò như placeholder (ký tự duy trì chỗ) cho số tuy vậy “0” buộc số 0 làm việc đầu hoặc cuối, “#” đang được sửa chữa bằng một vài nếu nó chưa hẳn là số 0 tiên phong hoặc cuối. Vị đó, mã “00000” sẽ bảo vệ số 0 sinh sống đầu không biến thành cắt bỏ đi trong những mã bưu điện New Jersey.

Những mã mang đến số, ngày tháng, thời gian hoàn toàn có thể được áp dụng trong hàm TEXT hoặc format số Custom của Excel. Mặc dù nhiên, tất cả một điểm khác nhau giữa cách buổi giao lưu của những code này vào Excel và Word trong Microsoft Office 2013. Vào Excel, chúng ta cũng có thể sử dụng M hoặc m đến tháng hoặc phút. Trong hầu hết các trường hợp, Excel đủ thông minh để khẳng định đơn vị nhiều người đang sử dụng tuy thế Word không được sáng ý như vậy, bạn cần sử dụng vần âm viết hoa mang lại tháng, với viết thường mang đến phút. Ko kể ra, Excel tất cả thêm mã “MMMMM” cho tác dụng chữ viết tắt nhất của mon (ví dụ: J, F, M, A, v.v…)

Lưu ý: Khi biến hóa những số này nghỉ ngơi dạng text, chúng không được sử dụng trong các hàm SUM hoặc AVERAGE, nếu muốn, chúng ta cần biến đổi lại một lần tiếp nữa sử dụng hàm VALUE.

Hàm ROUND

Thay vì hàm TEXT, một số người cần sử dụng thích thực hiện hàm ROUND để vứt bớt con số thập phân thêm vào. Hàm ROUND sẽ làm tròn các số lên hoặc xuống mang lại vị trí thập phân chúng ta chỉ định. Ưu điểm là số làm cho tròn chưa phải ở dạng text, các bạn vẫn rất có thể sử dụng bọn chúng để tính toán. Hàm ROUND có thể vận động tốt vào Mail Merge mà lại ít khi thực hiện chúng vì:

Hàm ROUND sẽ vứt ký hiệu đô la hoặc giấu phân cách hàng trăm ngàn (dấu phẩy).Hàm ROUND vẫn bỏ các số 0 sinh hoạt cuối.Đôi lúc hàm ROUND hiển thị sai địa điểm thập phân khi thay đổi sang Mail Merge. Ví dụ, tài liệu Mail Merge hiển thị 4 địa chỉ thập phân trong lúc hàm Round hướng đẫn 2 hoặc 3 vị trí.

Trong một số trong những trường hòa hợp hiếm gặp, hàm ROUND còn hiển thị không đúng số vào Mail Merge lấy ví dụ như thay vì 1.0014, Mail Merge hiển thị 1.0013.

3. Sử dụng link DDE

Hai cách thức trên tương đối đơn giản nhưng bạn phải nhớ mã định dạng cùng trong một số trường hòa hợp mã tương đương nhau nhưng lại cách thực hiện cũng khác nhau.

Một biện pháp đơn giản và dễ dàng hơn là links Word với Excel sử dụng links DDE (Dynamic Data Exchange). Nghe bao gồm vẻ phức hợp nhưng nếu chúng ta cũng có thể trộn thư thì DDE chẳng thể làm nặng nề bạn. Bạn chỉ cần thực hiện tại hai cách và bước đầu tiên là kích hoạt Word mở file trải qua DEE (bước này chỉ cần thực hiện một lần).

Như đã nói ở trên DDE không hoạt động trong Office 2016. Dynamic Data Exchange là 1 trong kỹ thuật cũ và có vẻ như Microsoft sẽ trong quá trình từ bỏ nó. Đôi lúc nó hoạt động trong Office 2016 và đôi khi không. Thủ thuật nhằm nó vận động trong Office 2016 là nguồn dữ liệu Excel cần được mở trước khi truy vấn nó từ bỏ Word. Và trong Excel, bảng đề nghị được bắt đầu ở số 1 tiên trong bảng tính trước tiên trong file.

Để tùy chỉnh liên kết DDE trong Word 2013, tiến hành theo quá trình dưới đây:

Bước 1. Click vào File > Options.

Bước 2. Click vào tab Advanced ở phía trái và cuộn trong phần General.

Bước 3. Tích vào ô Confirm file format conversion on open.

Đây là bước đầu tiên và bạn sẽ không phải triển khai lại nữa. Từ bỏ bây giờ, bản sao Word sẽ được mở sống nhiều các loại file khác nhau và mở bằng các con mặt đường khác trong các số ấy có DDE. điểm yếu của phương pháp này là mỗi lần mở file không hẳn tài liệu Word vào Microsoft Word, chương trình sẽ mang đến bạn biến đổi lựa chọn.

Bước đồ vật hai là bước sau cuối bạn đề nghị làm mỗi khi chọn nguồn dữ liệu cho Mail Merge (trước cách 3 của khuyên bảo Mail Merge hoặc sau khi nhấn nút Select Recipients trong ribbon Mailings). Thực hiện theo quá trình dưới đây:

Bước 1. Sau khoản thời gian chọn file dữ liệu muốn sử dụng, vỏ hộp thoại Confirm Data Source đang xuất hiện.

*

Bước 2. Loại mặc định là OLE nhưng bạn có thể thay đổi thành kiểu khác. Trong hộp thoại Confirm Data Source, click vào Show all. Trong list kiểu file mở rộng, chọn MS Excel Worksheets via DDE (*.xls). (Chọn tùy lựa chọn này nếu thực hiện định dạng tệp tin Excel new hơn *.xlsx). Giả dụ được hỏi, xác nhận bạn chọn Entire Spreadsheet.

*

Nếu đã lựa chọn bảng tính mang đến tài liệu Word, bạn cần chọn nó một lượt nữa, lần này trải qua liên kết DDE. Từ giờ, định hình Excel sẽ được chuyển lịch sự tài liệu Word Mail Merge tương đối nguyên vẹn.

Xem thêm: 100 Ca Khúc Hay Nhất Mọi Thời Đại 2, Top 7 Bài Hát Hay Nhất Mọi Thời Đại

Cảnh báo: Đảm bảo tài liệu bạn muốn hợp nhất cần nằm vào sheet thứ nhất của tư liệu Excel.

Trên đó là các phương pháp sửa lỗi định hình khi thực hiện Mail Merge vào Word. Chúc các bạn thực hiện tại thành công!