Một trong những công cụ được nhiều đơn vị sử dụng để kiểm soát xuất – nhập hàng hoá, hàng tồn kho đó là Excel. Công cụ này sử dụng tương đối dễ dàng và mang lại hiệu quả cao. Trong bài viết này của POS365, chúng tôi sẽ chia sẻ cho bạn đọc các bước thiết lập file quản lý kho vật tư bằng excelcực kỳ nhanh chóng. Bạn đọc đừng bỏ lỡ cách thực hiện nhé.
Bạn đang xem: Quản lý vật tư bằng excel
1. Ưu điểm khi quản lý kho vật tư bằng Excel
Có không ít đơn vị sản xuất – kinh doanh sử dụng công cụ Excel để quản lý hàng hoá. Khi sử dụng file excel quản lý kho vật tư bằng excel thì người sử dụng sẽ nhận được một số lợi ích dưới đây.
Quản lý kho vật tư bằng excel cho phép người dùng thực hiện các báo cáo khác nhau để hỗ trợ cho công việc quản lý.
Công cụ excel rất dễ để làm quen và sử dụng. Dù là người chưa từng sử dụng cũng rất dễ để học hỏi.
Quản lý kho vật tư bằng excel rất thuận tiện, dễ sử dụng
Sử dụng excel hoàn toàn miễn phí mà không cần phải chi trả bất kỳ khoản phí nào khi tạo file.
Bạn có thể tính lợi nhuận, doanh số, sắp xếp và theo dõi hàng hoá tồn kho nhanh chóng chỉ bằng một vài công thức tính toán cực kỳ đơn giản.
Để sửa các giao dịch xuất – nhập hàng hoá, kiểm tra thông tin khách hàng và hàng hoá,… có thể thực hiện trực tiếp trên database.
Cho phép người thực hiện chia sẻ file excel cho nhiều người khác.
2. Các bước thiết lập file quản lý kho vật tư bằng Excel
Bạn đã biết cách thiết lập file quản lý kho vật tư bằng Excel hay chưa? Nếu chưa hãy để chúng tôi chia sẻ cho bạn các bước thực hiện.
2.1 Bước 1: Lập danh mục vật tư hàng hóa
Đầu tiên bạn cần lấy dữ liệu sang các sheet xuất nhập để tổng hợp báo cáo. Các thông tin cần có nằm trong danh mục vật tư đó là: STT, mã vậ tư, tên vật tư, đơn vị. Còn phụ thuộc vào yêu cầu của từng doanh nghiệp mà có sửa đổi phù hợp với yêu cầu của đơn vị đó.
Định dạng bảng biểu gồm:
Kẻ bảng cho các bảng biểu. Lưu ý phần đường kẻ bao bên ngoài bắt buộc phải là nét liền. Đường kẻ giữa các dòng người dùng có thể đường kẻ đứt và có màu xám.
Bôi đậm, viết in hoa đối với dòng tiêu đề.
Cố định dòng tiêu đề.
2.2 Bước 2: Thiết lập sheet Nhập – Xuất
Ở sheet xuất nhập thì người thực hiện cần nhập các thông tin đó là: ngày tháng, tài khoản, số chứng từ, mã vật tư, diễn giải, ĐVT, số lượng bán, thành tiền, đơn giá.
Tạo sheet xuất - nhập
Dựa vào thông tin của phiếu xuất nhập kho, người thực hiện tiến hành nhập dữ liệu vào từng cột tương ứng.
Thực hiện tạo danh mục gồm các thông tin đó là: tên, nhóm, mã, ĐVT,…
Sử dụng hàm IF và VLOOKUP đối với các dòng trống của bên xuất nhập tìm thông tin của hàng hoá.
Nếu bạn muốn file dữ liệu trở nên gọn gàng và nhìn thuận tiện hơn thì nên dùng hàm IF.
2.3 Bước 3: Báo cáo Xuất – Nhập – Tồn
Cho phép người thực hiện xem số lượng hàng hoá tồn kho từ đầu cho tới cuối, số lượng nhập xuất cụ thể từng mã trong kỳ. Có các cột đó là: đơn vị, mã vật tư, số lượng, tên vật tư, thành tiền tồn đầu và tồn cuối kỳ.
Dữ liệu được lấy từ bảng kê nhập xuất để tạo nên báo cáo này.
Báo cáo xuất - nhập - tồn
Người thực hiện tiến hành sao chép mã vật tư vào trong cột vật tư.
Đối với tên vật tư và đơn vị cần tiến hành lấy dữ liệu từ cột danh mục vật tư đã tiến hành lập nằm ở sheet 1. Bạn cần sử dụng hàm Vlookup.
Người thực hiện có thể lấy dữ liệu từ cột số lượng, thành tiền của xuất trong kỳ và nhập trong kỳ. Lúc này bạn cần sử dụng hàm Sumif.
3. Bí quyết quản lý kho vật tư bằng excel hiệu quả
Cách quản lý kho vật tư bằng excel hiệu quả như thế nào? Dưới đây là một bí quyết được các doanh nghiệp thực hiện và đã đạt được hiệu quả như mong muốn.
3.1 Tránh sai lầm khi kiểm soát hàng tồn kho
Khi nhập số liệu vào file excel rất dễ xảy ra sai sót và để đảm bảo sự chuẩn xác tới từng con số là điều không hề dễ dàng. Nếu bạn không biết nó sai ở đâu thì rất khó để tìm kiếm giữa hàng vạn con số khác nhau. Để hạn chế những sai lầm có thể xảy ra thì khi nhập thông tin cần kiểm tra thật kỹ số liệu và tiến hành kiểm kê kho mỗi ngày.
Tránh sai lầm khi kiểm soát hàng tồn kho
3.2 Cập nhập thông tin tức thời
Khi hàng hoá trong kho xuất nhập thì bạn cần phải nhập dữ liệu vào file ngay lập tức. Việc cập nhật thông tin ngay lập tức giúp cho bạn kiểm soát hàng hoá tốt hơn. Tránh tình trạng ùn ứ thông tin dẫn tới sai sót, thiếu sót khi nhập rất nhiều dữ liệu cùng một thời điểm.
3.3 Lưu trữ đám mây
Sử dụng lưu trữ đám mây Onedrive hoặc Google drive sẽ giúp bạn lưu trữ đượcfile excel quản lý kho vật tư. Lúc này nhiều người có thể truy cập vào file trong cùng một lúc mà không bị hạn chế. Điều này giúp cho năng suất làm việc tăng lên và hiệu quả công việc cũng tăng lên. Khi lưu trữ đám mây thì mọi người có thể sử dụng nhiều thiết bị thông minh như: điện thoại, máy tính, máy tính bảng,… để truy cập và chỉnh sửa.
Lưu trữ đám mây
3.4 Dành thời gian để tổng kết dữ liệu
Việc tổng kết dữ liệu theo tháng hoặc theo quý là điều bạn luôn phải làm và không được đình trệ công việc này. Để người đọc có cái nhìn trực quan thì bạn nên sử dụng biểu đồ để thể hiện số lượng hàng hoá được bán ra và hàng hoá tồn kho. Tổng kế dữ liệu đầy đủ theo đúng hạn sẽ giúp nắm bắt được doanh thu, lợi nhuận của đơn vị theo từng mốc thời gian nhất định. Qua thông tin này bạn sẽ có giải pháp quản lý, xử lý hàng tồn kho phù hợp hơn.
3.5 Kiểm tra, đánh giá và đo lường
Bạn cần kiểm tra file excel thường xuyên để tránh tình trạng sai sót có thể xảy ra. Mọi dữ liệu trên excel chủ yếu nhập bằng tay và để cho ra các con số cuối cùng thì bạn cũng cần phải thực hiện tính toán. Chính vì thế hãy kiểm tra, đánh giá và tiến hành đo lường đều đặn theo kế hoạch.
Người quản lý dành thời gian kiểm tra, đánh giá
3.6 Sử dụng phần mềm quản lý kho vật tư bằng excel
Bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý kho vật tư bằng excel để quản lý hàng hoá của mình. Phần mềm này tương đối quen thuộc, dễ sử dụng, có thể lưu trữ nhiều dữ liệu. Tuy nhiên, nó còn tồn tại nhiều vấn đề như có thể gặp sai sót, mất dữ liệu nếu người sử dụng không có nhiều sự hiểu biết về công cụ này. Đồng thời, nó cũng đòi hỏi người dùng cần có nhiều kiến thức về hàm số, công thức tính. Người dùng phải thật cẩn thận trong quá trình nhập dữ liệu để tránh sai sót.
Hiện nay đã có nhiều doanh nghiệp dần thay thế phần mềm quản lý kho vật tư excel bằng phần mềm quản lý bán hàng. Phần mềm này quản lý hàng hoá rất chi tiết từ việc thêm mới, phân loại hàng hoá theo lô cho tới việc quản lý hàng tồn kho dựa trên thời gian xuất – nhập hàng hoá. Vào cuối ngày phần mềm sẽ đưa ra báo cáo tổng kết về doanh thu, số lượng hàng hoá bán ra, tồn kho,… để quản lý tiện theo dõi. Mọi dữ liệu được lưu trữ an toàn trên nền tảng đám mây, tránh tình trạng đánh mất dữ liệu.
4. Một số lưu ý khi sử dụng file quản lý kho vật tư bằng excel
Sử dụng file quản lý kho vật tư bằng excelcó những ưu điểm như chúng tôi đã chia sẻ ở trên. Tuy nhiên, nó còn đang tồn tại một số vấn đề nên khi sử dụng người dùng cần chú ý một số vấn đề dưới đây.
4.1 Tính bảo mật không cao
Sử dụng file excel để quản lý hàng hoá không có tính bảo mật cao. Các dữ liệu đều lưu trữ trên máy tính và có thể dẫn tới mất dữ liệu, thông tin nếu máy tính bị hư hỏng hay gặp virus. Dữ liệu được nhập tay hoàn toàn nên nếu đánh mất thì người nhập sẽ phải thực hiện lại từ đầu và tốn rất nhiều thời gian, công sức.
Sử dụng file excel lưu trữ thông tin không có tính bảo mật cao
4.2 Thiếu sự đồng bộ
Để lưu trữ dữ liệu bằng excel bạn sẽ cần rất nhiều tài liệu và khi làm báo cáo bạn sẽ gặp không ít khó khăn trong việc tìm kiếm dữ liệu để thực hiện báo cáo. Chưa dừng lại ở đó, việc xuất dữ liệu với số lượng lớn cũng là điều không hề dễ dàng.
4.3 Chuyên môn cao
Excel là công cụ rất dễ để tiếp cận, tuy nhiên để sử dụng thành thạo thì bạn cần biết rất nhiều hàm khó, phức tạp. Nếu không học cách sử dụng hàm thì bạn không thể nào quản lý phần mềm. Với số liệu lớn bạn sẽ gặp không ít khó khăn để thực hiện.
Sử dụng phần mềm quản lý kho Excel có thực sự tốt không qua bài viết: https://www.pos365.vn/phan-mem-quan-ly-kho-excel-6594.html
Bài viết chia sẻ các bước thiết lập file quản lý kho vật tư bằng exceltới đây là kết thúc. Chúng tôi hy vọng rằng bạn đã biết cách thiết lập file một cách nhanh chóng và hiệu quả. Nếu đã biết cách thực hiện hãy ứng dụng cho công việc của mình nhé.
Kho vật tư có vai trò đặc biệt đối với bất kì cửa hàng nào. Quản lý vật tư kho kho bằng file excel không những giúp cho hàng hóa được kiểm soát tốt nhất mà còn tiết kiệm cho phí sử dụng và đàu tư. Việc kinh doanh sẽ trở nên dễ dàng hơn khi bạn biết cách quản lý kho vật tư hiệu quả. Nếu số lượng hàng hóa không nhiều, ít mã hàng và bạn là người mới bắt đầu kinh doanh thì sử dụng Microsoft excel là sự lựa chọn hợp lý. Bài viết hôm nay, EPS Việt Nam sẽ chia sẻ cho bạn một số mẹo quản lý kho vật tư bằng excel để giúp bạn làm việc dễ dàng hơn nhé.
Các thao tác trên file excel giúp bạn tính tổng doanh số, lợi nhuận, chi phí, sắp xếp tồn kho khoa học dựa trên những sản phẩm bán chạy nhất. Các hàm, công thức tính toán trên excel khá phức tạp. Nếu bạn mới làm quen với chúng thì có vẻ sẽ khá khó khăn và mất đôi chút thời gian. Tuy nhiên, nhìn chung thì khi bạn đã làm quen được rồi thì các thao tác sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Hàm cơ bản trong excel được sử dụng nhiều nhất là SUM (hàm tính tổng), COUNT (hàm đếm), VLOOKUP (hàm tra cứu)…
Mẹo quản lý kho vật tư bằng file excel
Để thực hiện các thao tác đơn giản, nhanh hơn và giúp bạn theo dõi chi tiết hơn thì chúng tôi chia sẻ với bạn một số mẹo nhỏ.
Tránh sai lầm khi kiểm soát hàng tồn khoKinh nghiệm của nhiều người đã sử dụng excel để quản lý hàng tồn kho là rất dễ bị lỗi do các yếu tố khách quan. Đặc biệt là việc kiểm tra số liệu trên excel sẽ cực kì khó khăn nếu xảy ra lỗi. Nếu bạn không biết chính xác con số mình đang tìm thì chẳng khác nào “mò kim đáy biển”. Cách tốt nhất để tránh trường hợp này là bạn nên kiểm kê kho từng ngày và nhập thông tin thật chính xác.
Cập nhật thông tin ngay lập tứcĐiều này có nghĩa là bạn cần đảm bảo khi việc nhập – xuất hàng diễn ra thì lúc đó dữ liệu cũng sẽ được cập nhật ngay lập tức. Bạn không nên quá tin tưởng vào trí nhớ của mình mà để thời gian trôi qua rồi mới nhập vào bảng excel. Microsoft excel không phải là giải pháp để giúp bạn quản lý tồn kho. Hãy chủ động hơn trong việc cập nhật dữ liệu.
Lưu trữ đám mâyNếu bạn là một người mới thì khái niệm này có lẽ là hơi khó hiểu. Bạn biết rằng đối với những file excel quản lý kho vật tư hoạt động ngoại tuyến thì nó có hạn chế là không cho phép nhiều người cùng lúc sử dụng. Lúc này thì giải pháp bạn nên nghĩ tới là sử dụng đám mây Onedrive hoặc Google Drive để lưu trữ và sử dụng excel. Bạn có thể mời nhiều người vào chỉnh sửa file và cập nhật. Như vậy thì hiệu quả làm việc sẽ tăng lên rất nhiều. Bên cạnh đó thì hãy sử dụng sao lưu tự động và đồng bộ hóa trên tất cả thiết bị máy tính, i
Pad, điện thoại để bạn có thể theo dõi mọi lúc mọi nơi.
Dù có bận thì cũng hãy dành thời gian cho việc tổng kết dữ liệu hàng tháng, quý. Sau đó tạo biểu đồ về số lượng hàng tồn, số lượng hàng hóa đã bán được. Mặc dù có tốn thời gian nhưng chắc chắn nó mang lại nhiều lợi ích cho bạn. Việc tổng kết giúp bạn theo dõi được doanh thu, lợi nhuận dựa trên các mốc thời gian. Từ đó, giúp bạn quản lý tồn kho hiệu quả hơn và đưa ra được chiến lược cho tương lai.
Kiểm tra, đánh giá và đo lườngĐương nhiên trong mọi kế hoạch đều phải có mục kiểm tra và đánh giá. Không giống như một số phần mềm khác, các thao tác trên excel buộc lòng bạn phải nhập 100% bằng tay, bạn cũng phải tự tính toán và tổng kết. Do đó, không thể tránh khỏi sẽ xảy ra những sai sót, nghiêm trọng hơn có thể là mất dữ liệu. Do vậy, hãy thường xuyên kiểm tra file excel để xem hoạt động quản lý kho vật tư diễn ra như thế nào?
Hạn chế của việc quản lý kho bằng excel
Nguy cơ mất dữ liệu.Số lượng file excel phải lưu trữ lớn.Công tác tra cứu thực hiện thủ công, tốn nhiều thời gian.Không thể in hóa đơn.Trường hợp khách trả hàng sẽ khó khăn trong việc tra cứu thông tin mua hàng.Yêu cầu nhân viên sử dụng phải có kỹ năng làm việc với excel, thành thạo các hàm tính toán.Không thể tra cứu tồn kho trên điện thoại nếu không sử dụng lưu trữ đám mây.Xem thêm: 50+ hình nền cho máy tính đẹp nhất thế giới, ảnh về hình nền máy tính để bàn
Trên đây là một số mẹo quản lý kho vật tư bằng excel. Bạn có thể tham khảo thêm các phần mềm quản lý kho miễn phí hiện nay. Các phần mềm này sẽ giúp bạn giải quyết các hạn chế và rủi ro khi quản lý bằng excel.